All'inizio della stagione è importante spiegare a tutti a cosa serve il gruppo. Il gruppo WhatsApp della squadra dovrebbe essere utilizzato principalmente per:

• comunicazioni ufficiali;
• convocazioni;
• orari e luoghi di allenamenti e partite;
• modifiche dell'ultimo momento;
• sondaggi organizzativi;
• informazioni relative alla squadra.

Il gruppo non dovrebbe invece diventare uno spazio per discussioni personali, valutazioni tecniche, polemiche o confronti su singoli giocatori. Per questioni personali è sempre meglio utilizzare un messaggio privato o parlarne direttamente con il formatore.

Un buon messaggio deve permettere ai genitori di capire immediatamente cosa succede, quando, dove, chi è coinvolto ed entro quando bisogna rispondere. Meglio evitare messaggi spezzati in più parti o informazioni inviate in momenti diversi.

Per rendere i messaggi più leggibili è consigliabile utilizzare sempre la stessa impostazione. Non è necessario scrivere messaggi troppo lunghi: l'importante è che siano completi.

Le convocazioni devono essere inviate con sufficiente anticipo e con tutte le informazioni necessarie: nome dell'avversario, data della partita, orario di ritrovo, orario di inizio, luogo, abbigliamento richiesto, eventuale necessità di trasporto e termine entro il quale confermare la presenza.

I sondaggi WhatsApp sono molto utili per evitare decine di risposte separate. Possono essere utilizzati per confermare la presenza a una partita, verificare la disponibilità per un'amichevole, organizzare un trasporto, raccogliere una scelta tra più date o sapere chi partecipa a un'attività extra. Le risposte devono essere semplici e non ambigue.

È sempre consigliabile indicare anche una scadenza ("Rispondere entro giovedì alle ore 20:00"). Quando possibile, è meglio chiedere che voti solo chi è direttamente interessato.

Quando una conversazione inizia a coinvolgere solo due o tre persone, è opportuno spostarla in privato. Il gruppo non è il luogo adatto per contestare una convocazione, discutere decisioni tecniche, parlare del comportamento di un giocatore, lamentarsi dell'arbitraggio o criticare altri genitori, giocatori o formatori.

Il formatore può intervenire con un messaggio semplice: "Per evitare di creare confusione nel gruppo, continuiamo questa conversazione in privato. Grazie."

Il tono deve essere positivo, educato e vicino alle famiglie, senza perdere chiarezza e autorevolezza. Sono consigliate espressioni come "Grazie per la collaborazione", "Vi chiediamo gentilmente di confermare" o "In caso di problemi scrivetemi in privato". È meglio evitare messaggi scritti in maiuscolo, risposte impulsive, ironia che potrebbe essere interpretata male, richiami pubblici a un singolo genitore o giocatore e messaggi vocali troppo lunghi.

I messaggi vocali possono essere comodi, ma spesso sono difficili da recuperare e consultare. Per comunicazioni ufficiali, orari, convocazioni o modifiche è sempre preferibile un messaggio scritto. Il messaggio vocale può essere utilizzato solo per comunicazioni informali o spiegazioni brevi, evitando audio di diversi minuti.

Quando cambia un'informazione già comunicata, bisogna evidenziarlo chiaramente.

Quando l'informazione è urgente, si può chiedere una semplice conferma con un'emoji o una reazione al messaggio.

Prima di scrivere nel gruppo è utile raccogliere tutte le informazioni. Meglio un unico messaggio completo rispetto a cinque messaggi consecutivi come:

Questo tipo di comunicazione aumenta il rischio di incomprensioni.

Salvo emergenze, è consigliabile evitare comunicazioni molto presto al mattino o in tarda serata. Le informazioni organizzative dovrebbero essere condivise in orari ragionevoli, possibilmente con anticipo. Un messaggio urgente deve essere riconoscibile come tale e contenere solo le informazioni realmente necessarie.

Nel gruppo devono essere condivise solo le informazioni necessarie alla gestione della squadra. È importante evitare di pubblicare informazioni personali sensibili, documenti privati, numeri di telefono senza autorizzazione, informazioni mediche o commenti pubblici sul comportamento o sulle prestazioni di un giocatore. Anche fotografie e video devono essere condivisi nel rispetto delle autorizzazioni concesse dalle famiglie.

Il modo in cui il formatore comunica influenza anche il comportamento dei genitori. Un formatore preciso, rispettoso e organizzato aiuta a creare un gruppo ordinato. È quindi importante rispondere con calma, evitare discussioni pubbliche, non scrivere quando si è arrabbiati, verificare le informazioni prima di inviarle, correggere subito eventuali errori e trattare tutti con lo stesso rispetto.